Inkoop is een strategisch onderdeel van de bedrijfsvoering. Dat geldt voor het bedrijfsleven en dat geldt net zo voor non profit organisaties en overheid. Via de inkoop kunnen de kosten op de meest efficiënte en effectieve manier in de hand gehouden worden.
Via een professionele inkoop kunnen organisaties veel besparingen realiseren. We sommen op:
- Lagere inkoopprijzen
- Groeiend kostenbewustzijn in de organisatie
- Bewaking van de contracten
- Bewaking van de leveranciers
- Benchmarking
- Administratiekosten
- Lagere inkoopprijzen
- We onderhandelen allemaal, elke dag weer. We onderhandelen over wat we vanavond gaan kijken op tv. We onderhandelen met collega’s over een vrije dag. We onderhandelen met de directie in de medezeggenschapsraad, enzovoort.
- Onderhandelen met leveranciers vraagt echter vaak een andere benadering. Hoe aardig die vertegenwoordiger ook is aan de andere kant van de tafel, hij heeft andere belangen dan u. Bot gezegd: hij wil zoveel mogelijk verkopen en u wilt zo weinig mogelijk betalen. Dat betekent dat u hem soms onder druk moet zetten, op het gevaar af dat hij u niet echt ‘aardig’ vindt. U zoekt dus die fijne lijn waarop uw belangen overeenkomen met die van de leverancier. Hij mag aan u verdienen, maar niet teveel.
- Het is verrassend hoeveel ruimte er dan nog in de prijs blijkt te zitten.
- Naast het gewone onderhandelen kijkt u ook naar de mogelijkheden die gezamenlijk inkopen biedt. Het is duidelijk dat als u vijf computers tegelijk kopt, u een andere prijs betaalt dan bij één computer.
Groeiend kostenbewustzijn in de organisatie
Een alerte inkoper kijkt met een kritisch oog naar de behoeften die de organisatie heeft en geeft daar feedback op. Als uw organisatie per jaar een pallet kopieerpapier verbruikt en er wordt na een half jaar een tweede pallet besteld, dan is dat een signaal! Dat signaal kan alleen herkend worden als er goed geregistreerd wordt én als er een inkoper is die het zijn taak maakt om daar op te letten. Automatisme bij het bestellen van goederen is één van de grootste geldverslinders binnen organisaties. Mensen zijn niet onwillig maar ze realiseren zich vaak niet eens bewust dat ze geld uitgeven.
Bewaking van de contracten
Contracten kosten geld. Automatisch doorlopende contracten kosten teveel geld. Afvalcontracten, telefoniecontracten, onderhoudscontracten, servicecontracten, energiecontracten, enzovoort. Een speciale vermelding verdienen de contracten die met ICT te maken hebben. Dat zijn notoire geldlekken, als u niet oppast. Al deze contracten hebben een looptijd van één tot vijf jaar met in de kleine lettertjes opgenomen een automatische verlenging.
Wonderlijk genoeg gaan de prijzen van dit soort contracten in de loop der tijd door allerlei clausules scherp omhoog. Vaak wordt dat niet opgemerkt, met als gevolg dat de prijzen na twee jaar soms tot wel 50% gestegen zijn.
Daarnaast kan het geen kwaad om na te denken over de zin van contracten. Een mooi voorbeeld zijn onderhoudscontracten voor machines die technisch zijn afgeschreven. Ze doen het nog prima en elk jaar komt er iemand naar kijken, maar zodra er iets kapot is, komt er toch een rekening voor de reparatie – het contract had namelijk de clausule dat er wel gekeken wordt, maar dat reparaties in rekening worden gebracht. Er wordt dus betaald voor een contract én er wordt betaald voor een reparatie. De vraag blijft: “was het nou eigenlijk wel zinvol?”.
Bewaking van leveranciers
Komt uw leverancier zijn afspraken wel na?
U had toch vorig jaar een korting afgesproken van 15%? Die ziet u nu nergens meer terug…
Die leverancier had toch beloofd dat hij standaard binnen 2 dagen levert? Het is nu al de derde keer dat u meer dan een week op uw spullen wacht…
Leveranciers zijn net mensen. Af en toe moet ze duidelijk gemaakt worden wat er van ze verwacht wordt en dat er afspraken moeten worden nagekomen. We betalen er tenslotte voor.
Benchmarking
Wat mag iets nou redelijkerwijs kosten? Afgezien van gezond verstand is daarvoor kennis van de producten en de markt nodig. De prijs van producten wordt voor een groot deel bepaald door de markt en niet door de kostprijs. Een mooi voorbeeld hiervan zijn de supermarkten die bereid zijn producten onder de kostprijs te verkopen om hun marktaandeel te behouden. Dit werkt ook de andere kant op. Het is verstandig om onderzoek te doen naar de prijs van een product. Bijvoorbeeld door het aanvragen van meerdere offertes. Daarbij is het zeker aan te raden om juist leveranciers te vragen die zich niet met uw markt bezig houden, dat geeft vaak verrassende resultaten.
Administratiekosten
Administratiekosten zijn de verborgen kosten van het inkopen. Materialen die verkeerd besteld zijn en moeten worden omgeruild of retour gaan. Materialen die verkeerd geleverd zijn. Facturen met onjuiste prijzen of kortingen. Honderden facturen van tientallen verschillende leveranciers. Controle van facturen tegen paklijsten (is er geleverd wat er besteld is en wat er gefactureerd wordt). Het betalen van de facturen. Het toewijzen van facturen aan budgetposten. Heeft u zich wel eens gerealiseerd hoeveel tijd hiermee heen gaat in uw organisatie? En wordt het goed gedaan?
Conclusie
Door bovenstaande vuistregels in acht te nemen in combinatie met een kritischer kostenbewustzijn in uw eigen organisatie, kunnen eenvoudig onnodige kosten bespaard worden.
