De laatste tijd lijkt de opmars steeds groter te worden: de functie van receptioniste verschuift steeds meer naar die van een gastvrouw. Kwaliteit en gastvrijheid wordt steeds belangrijker en de receptionist is in veel gevallen echt het visitekaartje van een bedrijf, deze maakt de eerste indruk.
Wat doet een receptioniste nu eigenlijk precies en wat zijn de dagelijkse werkzaamheden. Tegenwoordig heb je ook een opleiding tot receptioniste welke je kun volgen. Vaak wordt deze gecombineerd met de functie van telefoniste omdat je als receptioniste vaak ook binnenkomende telefoontjes op de juiste wijze dient af te handelen.
Als receptionist ben je bezig met allerlei verschillende werkzaamheden, je kunt in vrijwel iedere branche aan het werk en dat maakt het werk vaak ook erg leuk! Bijna ieder groter kantoor of groter bedrijf kan een receptioniste goed gebruiken. Deze is dan het eerste aanspreekpunt van de klanten of de bezoekers. De receptionist bemand meestal ook de receptie bij de entree va het gebouw, daarnaast behandelt een receptionist vaak ook binnenkomende telefoontjes en verbindt deze door met de betreffende persoon.
Wanneer je receptionist bent is het belangrijk te beseffen dat je een eerste aanspreekpunt bent. Je ontvangt dan netjes de bezoeker, vraagt naar de reden van het bezoek en verwijst deze door of helpt hen verder. Misschien dat je zelf deze personen kunt helpen of dat je een collega in dient te schakelen welke daar de juiste persoon voor is. In sommige bedrijven zal het misschien voorkomen dat je een bezoekerspas dient aan te maken voordat ze verder het gebouw in mogen. De receptionist is echt de schakel tussen de klant en de medewerkers van een bedrijf. Een receptionist zal niet altijd alleen te maken hebben met positiviteit maar ook klachten zullen misschien eerst bij de receptionist terecht komen. Dit behoort dan ook tot het takenpakket.
Een receptionist is dus echt een gastvrouw geworden welke voor een bedrijf vaak van grote waarde is. Naast het uitvoeren van de eerder genoemde taken zullen er nog meer zaken zijn welke bij de receptionist komen te liggen. Vaak zijn deze taken afhankelijk per bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van de agenda’s, het maken van reserveringen, betalingsverkeer regelen, bezoekers koffie of thee aanbieden of het uitvoeren van administratieve taken.
De competenties waar je als receptioniste over dient te beschikken zijn: goed kunnen luisteren, conflicten kunnen beheersen, klantgericht zijn, sociaal zijn en goed communicatief zijn. Als receptioniste kun je het beste wat zelfverzekerd zijn zodat je meer vertrouwen uitstraalt. Ook is het hebben van voldoende energie mooi meegenomen, ook aan het einde van de dag is het natuurlijk de bedoeling dat je vriendelijk blijft. Daarnaast is het vaak ook snel werken onder druk, wat stresswerend zijn en het hoofd koel kunnen houden is dus wel een must wanneer je receptionist wilt worden.
