Plan van Aanpak

Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vooraf vastgesteld budget.
Voor een goede start van een project is een Plan van Aanpak noodzakelijk. In dit artikel vind u dan ook een duidelijke beschrijving over de samenstelling van een project.

Het plan van aanpak (projectplan of basisdocument) maakt het voor iedereen duidelijk wat er gaat gebeuren, het definieert het project. Deze word vaak opgesteld door de projectleider van een projectgroep.

Deze definitie van het project wordt opgesteld aan de hand van het intakegesprek met de opdrachtgever, door raadplaging van betrokken en interviewen van deskundigen. En door verzameling en bestudering van documentatie die belangrijk kan zijn voor het project.

Een plan van aanpak wordt kortweg ook vaak een PVA genoemd. Er zijn een aantal hoofdstukken die per definitie in een plan van aanpak horen.

1. Achtergronden. Waar (in welke omgeving) speelt het project zich af?
In dit hoofdstuk moeten de volgende zaken aan bod komen:

• Een duidelijke pakkende naam voor een betere herkenbaarheid van het project.
• Geef aan wie de opdrachtgevende organisatie is (degene die zorgt voor het budget) en wie de opdrachtgever is (degene die voor goedkeuring van het PVA moet zorgen).
• Geef aan wie of welke organisatie de opdrachtnemer is en wie eindverantwoordelijk is.
• Geef een beschrijving van de organisatie waarin het project zich afspeelt.
• Een beschrijving van de geschiedenis van het project, waarom men dit project wil, wat de aanleiding tot dit gesprek was, of het een vervolgproject is, etc.
• Geef aan wie de stakeholders van het project zijn. Stakeholders zijn al de belanghebbende van een project.
• Beschrijf kort hoe de goedkeuring van het PVA gaat verlopen door de opdrachtgever.
• En geef vervolgens een korte toelichting op de opbouw van de volgende hoofdstukken van het PVA.

2. Projectopdracht. Waarom doen we het project en wat is het eindproduct?
Hierin word beschreven wat het te bereiken projectresultaat is aan de hand van de doelstelling en de projectopdracht. Hierin komen dus de volgende aspecten in voor:

• Een projectdoel die SMART (bladzijde 3) moet worden geformuleerd. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Voor een uitgebreiderde uitleg verwijs ik u door naar http://artikelen.foobie.nl/werk-opleiding/projecten/.
• Een probleemstelling (alleen bij een onderzoek), die word meestal in een vraag geformuleerd.
• En een beschrijving van de opdracht, dit geeft aan wat er opgeleverd moet worden. Het moet een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving geven van het projectresultaat. Dit is het eindproduct van het project.

3. Projectactiviteiten. Wat moeten we doen om het resultaat te behalen?
Hierin staan dus alle activiteiten die je moet doorlopen om het eindresultaat te verkrijgen. Dit verschilt uiteraard per project.

4. Projectgrenzen: Wat doen we nog net wel en wat niet meer?
Hierbij baken je je project af, hoe ver en hoe breed gaat het project. Dit is erg belangrijk en hier moet iedereen van op de hoogte zijn, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Hierbij zijn de volgende zaken erg belangrijk.

• Geef van de activiteiten die ‘op de grens’ van het project liggen aan of ze wél of niet worden gedaan. 
• Geef een begin en einddatum van het project, dus ook de deadline.
• Geef het maximale budget aan.
• Geef aan aan welke randvoorwaarden moeten worden voldaan om het project tot een succes te maken: factoren waarop de projectgroep meestal zelf geen invloed kan uitoefenen, maar waaraan wel moet zijn voldoen.

5. Producten: Wat zijn de tussenproducten?
Alle tussenproducten samen leveren uiteindelijk het door de opdrachtgever gewenste projectresultaat op.

6. Kwaliteit: Hoe zorgen we voor de kwaliteit van de (tussen)producten, de werkwijze en het eindproduct?
Het is echter uiteindelijk wel de opdrachtgever die uiteindelijk bepaalt of de kwaliteit voldoende is.

7. Projectorganisatie: Wie doet er mee en hoe werken we samen?
Dit kan je ook vastleggen aan de hand van een zogenoemd Smoelenboek. Er moet echter altijd de volgende zaken aanwezig zijn:

• Namen
• Adressen
• Telefoonnummers
• E-mailadressen
• Geef aan wat de beschikbaarheid is van de deelnemers.
• Koppel functies die aanwezig moeten zijn in het project aan personen, hierbij kan gedacht worden aan de projectleider, archivaris en notulist. 
• Leg vast wat de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden zijn van de deelnemers aan het project.
• Geef aan hoe en aan wie je rapporteert.
• Zorg bij een groot project voor een projectbureau: voor administratieve zaken, zoals beheren van het archief, financiële administratie, urenregistratie en correspondentie.

Hierin maak je een een duidelijke beschrijving van de manier waarop je gaat communiceren en elkaar informeren. Hierbij gaat het zowel over interne zaken als externe manier van communiceren en informeren.

En als laatste beschrijf je in dit hoofdstuk hoe je zorgt voor een goede coordinatie binnen het project. Hierbij is belangrijk dat je de volgende zaken vastlegt:

• Hoe vaak en wanneer je gaat vergaderen.
• Wie de notulen en/of agenda ontvangen. –
• Vast te leggen hoe je de tijdverantwoording af legt.
• Of er een weekverslag moet worden ingeleverd door de projectmedewerkers.
• Hoe je voor de communicatie zorgt, bijvoorbeeld door email, telefoon, etc.
• Hoe je het archief aanmaakt, waar het archief te vinden is en bijhoudt.

8. Planning: Wanneer gaat wie wat doen?
Hier leg je aan de hand van een planning uit wat de uit te voeren activiteiten zijn, welke tijd daarvoor staat en wie deze activiteiten gaat uitvoeren.

9. Kosten en Baten: Wat kost het project en wat levert het op?
Aan de hand van de Kosten en Baten zal de opdrachtgever bepalen of het project uitgevoerd gaat worden. Bij een project kun je denk aan kosten zoals:

• Te besteden mensuren (benodigde werktijd)
• Te gebruiken hulpmiddelen.
• Exploitatiekosten; de kosten na uitvoering van het project.
• Onvoorziene kosten.

Bij een project kun je denken aan baten/opbrengsten zoals:

• Kostenbesparingen.
• Inkomsten/winst.

10. Risico’s: Waardoor kan het project mislukken?
Hierbij onderscheiden we Interne Risico’s. en Externe Risico’s.
Om de risico’s te bepalen word er vaak gebruik gemaakt van een risicoanalyse. Hierbij word er aan de hand van het toekennen van punten aan risico’s, een risicopercentage berekend.

Extra.
Als de opdrachtgever een hoofdstuk niet belangrijk vindt, neem je dit toch op in het plan van aanpak, met de tekst: In overleg met de opdrachtgever is dit hoofdstuk niet uitgewerkt.

Verder maak je voor het plan van aanpak:

• Een voorblad met de volgende informatie: De tekst: plan van aanpak, Als titel de naam van het project, De naam van de organisatie en de opdrachtgever, De plaats en de datum., De naam van de opdrachtnemer en De naam van de projectleden en hun emailadressen.
• Een inhoudsopgave.

Zoals ook al eerder genoemd moet je een projectarchief opzetten, om tijdens een project de documenten goed te bewaren. Een projectarchief bevat de volgende dosssiers:

• Het Projectdossier: hierin komen alle zaken die te maken hebben met de organisatie en de beheersing van het project. Deze documenten hebben een tijdelijk karakter. Het vormt een soort logboek, over de gang van zaken van het project. Er zitten documenten in als:
            – het (concept) plan van aanpak.
            – Aantekeningen.
            – Projectopdracht.
            – Planningen.
            – Voortgangsverslagen en tijdverantwoordingen.
            – Agenda’s
            – Notulen.
• Het Systeemdossier: hierin komen alle zaken die te maken hebben met de inhoudelijke informatie van het project. Ze hebben direct te maken met het projectdoel en het projectresultaat. Er zitten documenten in als:
            – verslagen van interviews.
            – Uitgangsdocumentatie zoals oude rapporten.
            – Inhoudelijke adviezen.
            – Gemaakte ontwerpen, schema’s en rapporten.