De hype zal u niet ontkomen zijn. Outsourcing bij bedrijven is een trend anno 2012. Maar wat zijn nu de voordelen van uitbesteding? En de nadelen? Geeft uitbesteding kosten met zich mee, of wordt er geld bespaard? Is er nog volledige procesbewaking en komt het de kwaliteit wel ten goede? Enig speurwerk lost veel vragen op. Maar of de echte waarheid bestaat?
Waarom outsourcing?
De definitie van uitbesteding zegt het al: uitbesteding is de uitvoering van een proces als gevolg van een strategische keuze door een organisatie, om één of meer bedrijfsactiviteiten uit te besteden aan een dienstverlenende onderneming of toeleverancier. Omdat mensen en organisatie het best functioneren als ze doen waar ze goed in zijn, is outsourcing onvermijdelijk. Outsourcing kan een reddingsboei zijn voor vele bedrijven. Zo kan deze manier van werken verhoging van de omzet opleveren. Het kan zijn dat een externe partij van het bedrijf, bijvoorbeeld door schaalgrootte of demografische factoren, goedkoper is. Dit voorkomt dat u onnodige kosten maakt. Een andere reden voor outsourcing kan het ontbreken van expertise bij de klant zijn en is het ook niet rendabel om deze expertise op te bouwen.
BPO – Business Process Outsourcing
Business Process Outsourcing is net iets anders dat het standaard uitbesteden. Bij BPO wordt een compleet bedrijfsproces uitbesteedt aan externe dienstverleners. De dienstverlener is in dit geval verantwoordelijk voor het gehele bedrijfsproces. Voorbeelden van Business Proces Outsourcing zijn catering, schoonmaak en beveiliging. Dit zijn processen die niet tot de competenties van de desbetreffende opdrachtgevers behoren, waardoor ze vaak beter en goedkoper uitgevoerd kunnen worden door externe dienstverleners. Voor hen zijn deze processen wel hun kerncompetentie en daarom beschikken zij over de benodigde kennis. Een gevaar van het uitbesteden van het gehele bedrijfsproces, is dat de afhankelijkheid van de externe dienstverlener toeneemt. Een goed voorbeeld is de commercial van ‘Even Apeldoorn Bellen’. Bel je naar ‘Apeldoorn’, krijg je niet Centraal Beheer aan de telefoon, maar een supportlijn van een call centre. Pas wanneer je voor de zoveelste keer bent doorverbonden, bestaat de kans echt iemand van Centraal Beheer te spreken.
Voordelen
Een bedrijf moet doen waar zij goed in is. Doordat de mogelijkheid van outsourcing bestaat, kan dit een feit blijven. Om deze reden is de kwaliteit gegarandeerd beter bij het uitbesteden. Doordat het desbetreffende bedrijf zich bezighoudt met haar kerncompetentie, waar zij goed in is, is de kennis aanwezig en zal dit de kwaliteit bevorderen. Een voorbeeld hierbij kan zijn dat een ziekenhuis het maken van een huisstijl beter kan uitbesteden. Het ziekenhuis bezit andere specialiteiten, terwijl een grafisch bedrijf hier de juiste kennis voor heeft. Op deze manier kunnen bedrijven elkaar helpen en van dienst zijn. Andere voordelen zijn de personele voordelen. Zo kan bijvoorbeeld de ziekteverzuimproblematiek worden verminderd. Daarnaast hoeft er minder aandacht te worden besteed aan werving, opleiding en huisvesting. Een laatste, maar niet onbelangrijk voordeel is de kostenbesparing. Interne productie lijkt vaak voordeliger, maar indirecte kosten worden vergeten en kosten kunnen in andere segmenten juist oplopen. De praktijk leert dat uitbesteding op langere termijn kostenbesparend werkt.
Nadelen
Ondanks de positieve effecten die outsourcing kent, zijn er ook nadelen aan verbonden. Imagoverlies is hier één van. Wanneer een bedrijf services uitbesteedt aan derden, wordt dit vrijwel altijd gedaan uit kostenoverwegingen. Een effect hiervan is dat de externe dienstverlening zijn activiteit winstgevend wil maken. Een gevolg is dat de service minimaal is en dat klanten hier last van zullen ondervinden. Imagoschade volgt. Een ander nadeel kan de privacy van de klant zijn. Doordat externe bedrijven een activiteit uitvoeren, is er gevoelige informatie nodig van klanten. Een bekend voorbeeld is dat er privé gegevens van klanten vrijkomen bij call centra. Klanten worden regelmatig gebeld en dit kan leiden tot grote ergernis. Ook heeft de opdrachtgever geen controle meer over het proces dat uitbesteed wordt. Doordat dit extern gebeurd, heeft het bedrijf geen zicht op wat er wordt uitgevoerd. Het kan zijn dat de leverancier zich niet aan de afgesproken deadline houdt en dit kan leiden tot onaangename gevolgen.
Ernst & Young
Onderzoeksbureau Ernst & Young evalueert jaarlijks de trends in de outsourcing markt. Uit onderzoek bleek dat slechts 47% van de managers of IT professionals die outsourcen, echt tevreden is over hun externe partner. Dit percentage weerspiegelt het risico van outsourcing. Anderzijds worden er ook positieve feiten gemeten. Bij onze zuiderburen wordt veelvuldig gebruik gemaakt van uitbesteding, maar liefst 81% van de bedrijven besteedt werk uit, en hier zijn de ervaringen ook het meest positief. Ernst & Young verwacht een hoopvolle toekomst voor outsourcing. Medewerker van Ernst & Young Lena Plas: “Over het algemeen hebben bedrijven positieve ervaringen met outsourcing. Dankzij het informatietijdperk kunnen nieuwe spelers op de outsourcingmarkt in de verschillende stadia van de waardeketen van een organisatie een rol spelen. Bovendien zijn er duidelijke aanwijzingen dat bedrijven een groter vertrouwen hebben in de outsourcingsector en daardoor steeds meer bedrijfsprocessen zullen uitbesteden. “
Mede door het positieve toekomstbeeld dat wordt geschetst, zijn er veel succesvolle outsourcing bedrijven. Ook zijn er diverse diensten in een bedrijfsproces die bedrijven beter kunnen uitbesteden. Veel bedrijven komen beter uit de verf wanneer ze onderdelen uitbesteden. In de onderstaande alinea’s zal ik enkele voorbeelden van outsourcing met positieve uitwerking belichten.
Senefelder Misset
Een voorbeeld van een bedrijf dat u kunt gebruiken voor uitbesteding is Senefelder Misset. Deze grote drukkerij is dé specialist in het produceren van periodieken. Senefelder is een grote baas in hun markt, ze hebben zo’n 500 titels onder hun hoede. Doordat Senefelder veel te bieden heeft, waaronder grafische disciplines en een uitgebreide logistieke dienstverlening, kan dit veel zorg wegnemen bij de klant van dit bedrijf. Doordat zowel het drukken als de verspreiding van het drukwerk wordt geregeld, zal dit goedkoper zijn dan wanneer u dit door twee verschillende bedrijven zal laten regelen. Daarnaast bespaart u kosten op het gebied van planning en management. U hoeft steeds maar één bedrijf te benaderen om diverse onderdelen van uw product te regelen.
Filmproducties
Video maken is een vak apart. Veel bedrijven die hier zelf mee aan de slag gaan ‘floppen’. Wanneer een filmproductiebedrijf deze taak van u overneemt, is een goede briefing vereist. Het productiebedrijf moet in de huid van het bedrijf kruipen, alleen dan kan de bedrijfsvideo een goed profiel van het bedrijf schetsen. De producent van de film moet met het bedrijf goed kortsluiten wat de boodschap van de video moet worden. Dit is de eerste stap naar een goede bedrijfsfilm. Wat vaak wordt vergeten, is dat het niet draait om de opmaak, maar dat wat er moet worden gecommuniceerd klopt. De vormgeving is alleen van ondersteunend belang. Doordat filmproductie een specialisatie is, is uitbesteding in dit vak van groot belang.
Evenementenorganisatie
Ook bij het organiseren van evenementen kan uitbesteding het proces soepeler laten verlopen. Een voorbeeld kan een bedrijf gespecialiseerd in metaalbewerking zijn. Het bedrijf wil een open dag organiseren in verband met de opening van een nieuw pand. Het bedrijf is niet gespecialiseerd in de organisatie van evenementen en hierbij kan een evenementenbureau uitkomst bieden. Het zal de open dag ten goede komen. Het evenementenbureau zal de kwaliteit van het evenement bewaken, zij kennen bestaande concepten en kunnen omgaan met complexe stukken. Ook wanneer het bedrijf tijdgebrek heeft of niet de capaciteiten bezit, is outsourcing op dit gebied een prima middel.
Relatiegeschenken
Relatiegeschenken zijn ‘hot items’. Deze geschenken zijn belangrijke elementen van een marketing strategie. Het product is een efficiënt middel om de doelgerichte markt op een persoonlijke wijze te benaderen. Er zijn veel bedrijven die zich richten op relatiegeschenken en de trends op dit gebied bijhouden. Bedrijven die een relatiegeschenk willen laten produceren, kunnen advies vragen bij een bedrijf die hierin gespecialiseerd is. Het produceren van relatiegeschenken is een uitstekend voorbeeld van outsourcing.
Kostenbesparing of geldverspilling?
Concluderend is outsourcing een onmisbaar onderdeel van productieprocessen. Bedrijven zijn niet alleen elkaars concurrenten, maar ook hulpmiddel van elkaar. Wel is het goed om afwegingen te maken. Is het nuttig? Bezitten wij zelf niet het vermogen tot productie? In veel gevallen zal outsourcing alleen maar gunstig uitpakken en zal het kostenbesparend werken. Bedrijven: volg de hype! U zult hier beter van worden.
