Veel goede voorstellen sneuvelen in de offertefase. Het is een kunst om een goed voorstel zo vorm te geven dat de opdrachtgever u de opdracht gunt krijgt. Niets is zo frustrerend als te horen krijgen ‘u bent een goede nummer twee’.
De meest gemaakte fout bij een offerte is uitgaan van het product of de dienst die wordt aangeboden: waar het om moet gaan is de wens van de klant, zijn motief.
Het feest der herkenning
De klant wil geld uit gaan geven, hetzij om een probleem op te lossen (Pain), hetzij om een wens vervuld te krijgen (Gain). Die Pain-or-Gain moet goed terugkomen in de offerte, de offerte moet als het ware een ‘feest der herkenning’ zijn voor de klant. Na lezing van de offerte moet de klant het gevoel hebben ‘die leverancier heeft mij goed begrepen’.
Aanpak
Centraal moet de gewenste situatie staan. Geef die zo veel mogelijk weer in de bewoordingen van de klant. Dat kan raar aanvoelen, maar zodra u uw eigen terminologie gaat gebruiken of – erger nog – de klant gaat verbeteren, vergroot u de afstand met de klant en verkleint u uw kansen. Uiteraard moet u ook in enig detail treden over uw oplossing. Vermijd daarbij zoveel mogelijk jargon en details, berg deze desnoods op in een bijlage.
Een veel gebruikte volgorde is:
– Aanleiding
– Informatie over uw bedrijf (eventueel met referenties)
– Gewenste situatie
– Tijdspad, wie doet wat
– Investeringen, voorwaarden
– Bijlagen
Valkuilen & Tips
- De meest voorkomende fout is dat de offerte vooral over de leverancier en zijn dienst of product gaat. De offerte moet over de klant en zijn wensen gaan. Voor de klant moet de offerte een “feest der herkenning” zijn.
- Breng niet te vroeg een offerte uit. Als u toch meer informatie nodig heeft, ga niet gissen, maar neem nogmaals contact op met de klant. Als hij echt een goed voorstel wil, zal hij u verder helpen.
- Denk om uw taalgebruik: geen jargon, laat geen zaken in het midden (wie, wat, wanneer) en vermijd de lijdende vorm (“er wordt….”).
- Plaatjes en schema’s kunnen heel verhelderend werken.
- Bij complexe offertes: maak een reële tijdsplanning en wees voorzichtig met toezeggingen over de opleverdatum.
- Beperk u tot relevante informatie. Niets is zo vervelend voor een klant als hij informatie moet doorploegen waarbij hij zich telkens afvraagt “nou en?”.
- Als u de offerte af heeft, laat iemand met verstand van zaken het document beoordelen. Hoe goed u zelf de offerte ook nakijkt, u loopt altijd het risico van ‘blindheid’ voor uw eigen fouten.
- Besteed aandacht aan de begeleidende brief. Deze brief mag absoluut niet routineus of formeel overkomen. Als het even kan de klant citeren in de brief en daarop inhaken. Bijvoorbeeld “wij willen weer vooroplopen”, “alle leveringen moeten dezelfde dag nog gefactureerd zijn”, “wij willen naar een volume van … stuks per week toe”, etc.
