Ik heb een aantal aandachtspunten op een rijtje gezet die je wellicht een antwoord kunnen geven.
Om geen appels met peren te vergelijken geef ik eerst twee definities:
- Content: tekst, beeld en geluid op een webpagina vormen samen de content. Het creëren, beheren en presenteren van content heet contentmanagement.
- CMS: een contentmanagementsysteem is software (meestal webbased), waarmee je op een eenvoudig manier gegevens op internet kunt plaatsen, zonder dat je allerlei technische kennis nodig hebt. Een CMS presenteert in een lay-out de ‘platte’ gegevens die je in sjablonen invoert. De bezoeker ziet dan een mooie internetpagina. Een weblog is een variant op een CMS.
De basis
De werking van een CMS kun je zien als een levenscyclus. Hierin kun je vier fasen onderscheiden: de creatie van content, het management ervan (aanpassen en verwijderen), de presentatie aan de gebruiker en, eventueel, de distributie naar andere media dan online (e-mail, print, mobiele telefoon etc.).
Voordelen CMS
Je hebt geen kennis van HTML, programmeren of vormgeven nodig om te publiceren. Je kunt gegevens eenvoudig aanpassen zonder dat de vormgeving verandert. Content zoeken, hergebruiken of klaarzetten voor publicatie is een peulenschil.
Nadelen CMS
Als een nieuwe webpagina niet in de standaard-layout past is een nieuw sjabloon nodig. Dus extra kosten. Je moet er ook rekening mee houden dat databasegestuurde, dynamische pagina’s meer van je server vragen. Ook een ondoordachte CMS-keuze kost (veel) geld zonder dat je daar de vruchten van plukt.
Projectgroep
Stel een projectgroep samen. Afhankelijk van het doel van je website zitten daar mensen van marketing, ICT en de directie in. Het is verstandig om ook verkopers en redacteuren te betrekken. Zij moeten immers veelal met het CMS gaan werken.
De extra’s
Wat is het doel van je website? Is de website puur informatief of wil je juist interactie? Of is je website vooral bedoeld om processen als reserveringen te ondersteunen en kosten te besparen? De antwoorden op deze vragen bepalen of je naast een ‘standaard’ CMS extra modules nodig hebt.
Pakket van eisen
Stel met de projectgroep een pakket van eisen op. Is er meer nodig dan de basisfuncties (creëren, beheren, presenteren en distribueren)? Denk hierbij aan nieuwsbriefmodules, formulierengenerator, RSS-feeds, webshopfunctionaliteit. Juist deze uitbreidingen kunnen wat prijs betreft flink verschillen tussen de diverse CMS-leveranciers.
Kostensoorten
Naast basisfuncties en extra modules is het verstandig om bij de selectie van een CMS ook te letten op de financiën. Het is daarom goed om te weten welke verschillende kostensoorten er zijn. In essentie zijn dat er vier:
- Licentiekosten.
- Hardwarekosten.
- Implementatiekosten.
- Opleidingskosten (voor gebruikers van het CMS).
Vergeet niet dat er bovendien nog kosten voor hosting en support bij kunnen komen.
WordPress en CMS
WordPress is als publicatietool één van de populairste systemen van dit moment. Niet alleen onder bloggers want The New York Times en CNN gebruiken ook deze open source-software. WordPress is gratis en kun je uitstekend als CMS inzetten, ook voor ‘gewone’ en e-commerce websites. Er is een actieve community en daardoor worden er telkens nieuwe plugins ontwikkeld. Daarnaast krijg je snel een antwoord op je vragen.
CMS en zoekmachines
Er zijn twee belangrijke aandachtspunten: SEO en usability. Let erop dat CMS-templates zo zijn ingericht dat elke pagina een unieke title-tag, metadata en footer krijgt. Dit zit nog niet standaard in alle CMS-pakketten. Ook een URL rewriting module is belangrijk. Deze techniek maakt van een onleesbare URL een beschrijvende URL. Goed voor mens en zoekmachine.
CMS en gebruikersvriendelijkheid
Een CMS is gebruikersvriendelijk als het voldoet aan drie criteria: effectief, efficiënt en niet frustrerend. Er bestaan checklisten waarmee je de gebruikersvriendelijkheid kunt bepalen. Een aantal belangrijke onderwerpen op een dergelijk checklist zijn:
- Zonder opleiding het CMS kunnen gebruiken.
- Opties niet die relevant zijn, zijn onzichtbaar voor de gebruiker.
- Functies en functienamen zijn overal hetzelfde.
- Functies die niet gebruikt kunnen worden zijn grijs of onzichtbaar.
De longlist
Bepaal welke eisen je kunt stellen aan mogelijke leveranciers (bedrijfsomvang, referenties, anciënniteit, ervaring in de branche). Bepaal voor het CMS de prioriteit van wensen en eisen. Gebruik daarvoor MOSCOW (must, should, could, would). Vraag dan vervolgens aan leveranciers hoe ze scoren op deze eisen en prioriteiten. Leveranciers kun je zoeken via Google of referenties.
De shortlist
Aan de hand van de scores op de longlist kun je nu een shortlist samenstellen. Daarop staan bij voorkeur niet meer dan vier namen van leveranciers. Stuur deze leveranciers tot slot een offerte, of met een duur woord RFQ (Request for Quotion).
