Veel bedrijven willen gesprekken met (potentiële) klanten opnemen maar mag dat eigenlijk wel? In dit artikel gaan we je vertellen wat er wel is toegestaan, en wat juist niet mag.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Op 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht geworden. Dit is Europese regelgeving over de privacy van burgers en hoe hun persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Hierin is ook geregeld wat wel en niet is toegestaan op het gebied van het opnemen van telefoongesprekken.
Het (al dan niet stiekem) opnemen van telefoongesprekken
Privé personen mogen in principe telefoongesprekken opnemen, onder voorwaarde dat degene die het gesprek opneemt, zelf ook aan het gesprek deelneemt. Maar hoe zit dat bij bedrijven? We bellen allemaal regelmatig met bedrijven en instanties die aangeven dat het gesprek wordt opgenomen, bijvoorbeeld:
• voor trainingsdoeleinden
• voor het handhaven van kwaliteit
• om de dienstverlening te verbeteren
• om een contract af te sluiten
Het opnemen van deze gesprekken wordt ook wel “voicelogging” genoemd. Een bedrijf of organisatie mag in principe zonder toestemming gesprekken opnemen voor bovengenoemde doeleinden. Ze hebben echter wel een informatieplicht: ze moeten dus de beller vooraf informeren over het feit dat het gesprek wordt opgenomen. In de AVG is niet specifiek geregeld hoe lang bedrijven de opgenomen gesprekken mogen bewaren.
Hoe neem je een telefoongesprek op?
Sinds de AVG is ingevoerd zijn er veel apps verdwenen die opnemen mogelijk maakten. Zeker als je een Android telefoon hebt, is het vaak niet mogelijk om rechtstreeks een telefoongesprek op te nemen. De beste manier is dan bijvoorbeeld om een gesprek te voeren via je computer of laptop. Er zijn verschillende opties om te bellen via voip (Voice over internet Protocol), dat gesprek kun je dan opnemen met de recorder op een mobiele telefoon. Andersom kan natuurlijk ook, je voert dan het gesprek via de luidspreker op je mobiele telefoon, en je neemt dit vervolgens op met software die op je computer of laptop is geïnstalleerd.
Als je beschikt over een Iphone heb je wel de mogelijkheid om een gesprek rechtstreeks vanaf je telefoon op te nemen. Er zijn apps beschikbaar die de driewegfunctie op je Iphone gebruiken, die dus eigenlijk een conference call starten. Echter, in plaats van een derde persoon aan het gesprek toe te voegen, kun je dan de app toevoegen die het gesprek vervolgens opneemt.
De meest eenvoudige manier is via een zakelijke telefonie app zoals die van Belfabriek. Via de call recording functie die inbegrepen is, wordt een telefoongesprek terugluisteren een fluitje van een cent.
Tot slot
We kunnen concluderen dat bedrijven zeker gesprekken mogen opnemen. Zolang ze voldoen aan de informatieplicht en dus de beller laten weten dat het gesprek wordt opgenomen, is er geen enkel probleem. Hoe je dat het beste kunt doen hangt af van de apparaten die je gebruikt.
