overzicht logboek

Bij document management denkt men al snel aan automatiseren en digitaliseren. Enigszins klopt dit wel. Bij hedendaags document management gaat het vrijwel altijd om een digitaal DMS-systeem. Automatiseren speelt daarbij een belangrijke rol. Toch is document management meer dan alleen digitaliseren en automatiseren. Meer zelfs: een DMS is louter een hulpmiddel en is geen doel op zich. Er bestaan duidelijk nog heel wat misverstanden over document management en DMS-systemen. Daarom beantwoorden we een aantal veelvoorkomende vragen.

Wat is document management?

Document management is het centraal en efficiënt beheren van documentenstromen. Documenten leggen namelijk verschillende wegen af en deze stromen kunnen worden geoptimaliseerd, beheerd en geautomatiseerd. Tegenwoordig worden documenten voornamelijk digitaal uitgewisseld en dus gebeurt ook document management grotendeels digitaal. Daarvoor maakt men gebruik van een document management systeem of een DMS-systeem. Laat het in ieder geval duidelijk zijn dat document management meer is dan alleen software en dat deze software louter een hulpmiddel is om de documenten efficiënt en effectief te managen.

Wat zijn de voor- en nadelen van document management?

Aan document management zijn diverse voordelen verbonden. Een van de belangrijkste voordelen voor ondernemingen zijn natuurlijk tijdswinst en kostenreductie, waardoor ook klantentarieven scherp kunnen worden gehouden. Daarnaast daalt de arbeidsintensiteit en is er minder fysieke ruimte nodig. De documenten worden namelijk digitaal opgeslagen. Hieraan is er meteen ook een veiligheidsvoordeel verbonden. Documenten kunnen namelijk niet in een brand verloren gaan. Het voorzien van een goede back-up is dan wel essentieel.

Aan document management zijn verder geen nadelen verbonden, aan een DMS-systeem wel. Dan gaat het eigenlijk enkel over een mogelijk moeilijke implementatie en de kosten die dit met zich meebrengt. Bovendien is dit te relativeren, want uiteindelijk zal elk DMS-systeem een terugverdientijd hebben.

Welke mogelijkheden biedt een DMS-systeem?

Er bestaan verschillende soorten DMS-systemen die allen hun eigen mogelijkheden hebben. In ieder geval zullen deze DMS-systemen kunnen omgaan met het scannen, bewerken, printen, archiveren, uitwisselen en vernietigen van documenten. Dit laatste is nodig om aan de AVG-eisen te voldoen. Veel van deze taken kunnen worden geautomatiseerd. Documenten kunnen bijvoorbeeld automatisch worden verplaatst of een personeelsdossier kan enige tijd na het ontslag definitief worden gewist. Daarnaast maakt een DMS-systeem het altijd mogelijk om informatie aan documenten te koppelen. Op deze manier zijn documenten eenvoudiger terug te vinden, bijvoorbeeld via zoek- of filterfuncties. Dit zijn enkele basiskenmerken van een DMS-systeem.

Waarop moet ik letten bij het implementeren van een DMS-systeem?

Natuurlijk is het belangrijk dat je kiest voor een passend DMS-systeem. Daarnaast moet je je realiseren dat een implementatie altijd maatwerk is. Eerst moet er een grondige analyse van alle processen in de organisatie plaatsvinden. Deze bedrijfsprocessen dienen vooraf in kaart te worden gebracht. Daarnaast is dit het ideale moment om na te denken over een efficiëntere inrichting van deze bedrijfsprocessen, waarbij vooral in de richting van digitalisering wordt gekeken. Bovendien is het belangrijk dat er voldoende draagvlak bij het personeel ontstaat. Hen voldoende bij het implementatieproces betrekken, is belangrijk. Hetzelfde kunnen we zeggen over interne opleidingen, zodat het personeel over de nodige kennis beschikt. Wanneer het introduceren van een DMS-systeem ingrijpende organisatieveranderingen veroorzaakt, kan het nodig zijn om een veranderingsmanager aan te stellen.