Bij een vergadering komen een aantal personen bij een om een georganiseerd gesprek te voeren. Het doel ervan kan verschillend zijn. Zo kan het gaan om informatie te verstrekken, een mening te vorming, besluitvorming of voortgangsbespreking.
Bij een vergadering is er een rolverdeling zoals:
- Een voorzitter, deze leidt de vergadering.
- Een notulist of secretaris die de notulen schrijft.
- En de deelnemers.
Voor aanvang van de vergadering word er een agenda gemaakt, van de punten die besproken zullen/moeten gaan worden. Het resultaat van een vergadering word naderhand vastgelegd in een notulen.
Voorbereiden van een vergadering.
De voorzitter moet van te voren een aantal zaken regelen:
- Het doel van de vergadering vastleggen.
- De plaats en de tijd van de vergadering bepalen.
- De ruimte en de eventuele hulpmiddelen regelen/reserveren.
- De agenda opstellen.
- Voor een notulist zorgen.
- Ervoor zorgen dat iedereen in het bezit is van de agenda en eventueel nodige documenten.
- De deelnemers een uitnodiging sturen voor de vergadering, met datum, plaats en tijd.
Bij het opstellen van een agenda moeten volgende zaken worden genoemd:
- Datum van de vergadering.
- De plaats en tijd.
- Aanwezige personen.
- Opening.
- Notulen van de vorige vergadering.
- Ingekomen stukken.
- Mededelingen.
- De onderwerpen van de vergadering.
- Bepaal eventueel de maximale tijd per agendapunt.
- Afspraken.
- Rondvraag.
- Sluiting.
Tijdens de vergadering.
De taken van een voorzitter tijdens een vergadering zijn:
- Officieel de vergadering openen.
- Vaststellen van de aanwezigheid.
- Bewaken van de agenda.
- Inleiden van elk agendapunt.
- Leiden van een discussie.
- Zorgen voor inbreng van alle deelnemers.
- Letten op de tijd.
- Geven van een samenvatting van elk agendapunt, hierbij aangeven van genomen beslissingen en opnoemen van de actiepunten.
- Een rondvraag houden.
- Officieel de vergadering sluiten.
Na de vergadering.
De notulist maakt na de vergadering de notulen in orde. De notulen heeft dezelfde indeling als de agenda. Bij een werkbespreking en projectvergadering komen in de notulen de volgende componenten voor:
- De kopgegevens van de notulen, dit zijn in principe dezelfde gegevens als boven de agenda met als extra de namen van de aanwezigen, de namen van de afwezigen, de datum waarop de notulen is gemaakt.
- De mededelingen.
- Een samenvatting per agendapunt.
- Een besluitenlijst
- Een actiepuntenlijst met de te nemen actie, de uiterste datum waarop de actie moet zijn afgerond en de verantwoordelijke persoon voor de actie.
