Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget. Een project heeft een levenscyclus, dit gaat van het ontstaan tot de ondergang van het projectresultaat. Bij een project is het belangrijk om te faseren, hierdoor word een project beheersbaar. De fases van een project zal ik in dit artikelen behandelen.
Initiatieffase.
Hier komt het idee tot stand. Dit levert een projectvoorstel op. Deze word geschreven door de persoon of groep in de initiatieffase, om het management voor te bereiden, waarin zij uitleggen wat hun ideeën zijn.
Belangrijke onderdelen van een projectvoorstel zijn:
- De naam van het project.
- Inleiding met achtergrond over het project.
- Gegevens van de schrijver(s) van het projectvoorstel.
- De toekomstige opdrachtgever.
- Beschrijving van het projectresultaat.
- Globale planning.
- Benodigde capaciteit van mensen en middelen.
- Schatting van de kosten.
- Haalbaarheid en verwachten knelpunten.
- Gevolgen voor de organisatie.
Na goedkeuring van het projectvoorstel word er een projectleider aangewezen.
Definitief fase.
Het begint met een intakegesprek tussen opdrachtgever en de aangestelde projectleider. Tijdens dit gesprek worden de grote lijnen van het project vastgesteld.
Hij zal op dit moment moeten onderhandel met de opdrachtgever, over bijvoorbeeld, geld, middelen en projectleden.
Vervolgens wordt er word een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd, om erachter te komen of een project opgestart moet worden. Waarnaar een go – of no-go beslissing word genomen.
Als er een go-beslissing is gevallen moeten er veel zaken georganiseerd worden:
- De doelstelling moet worden bepaald en SMART geformuleerd worden. Smart staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel. Realistisch en Tijdgebonden. Voor een uitgebreiderde uitleg verwijs ik u naar http://artikelen.foobie.nl/werk-opleiding/projecten/.
- Er moeten een samenwerking tot stand komen.
- Er word een projectteam samengesteld.
- Er moet een taakverdeling komen.
- De beslissingsbevoegdheid en autorisatie moet worden geregeld.
- De communicatie moet worden geregeld.
Om vooraf genoemde zaken vast te leggen wordt een plan van aanpak gemaakt. Ik verwijs u naar http://artikelen.foobie.nl/zakelijk/plan-van-aanpak/ voor een duidelijk beschrijving van een plan van aanpak.
Na goedkeuring van het plan van aanpak vind de project start-up vergadering, ook wel kick-off vergadering genoemd, plaats. Dit is het officiële begin van een project. Hierbij zijn alle betrokkenen aanwezig. Op deze bijeenkomst wordt de ‘aftrap’ van het project verricht. Deze vergadering bevat de volgende onderdelen:
- Kennismaking.
- Bespreking van de doelen.
- Presentatie van het Plan van Aanpak.
- Bespreking van de uit te voeren activiteiten.
- Het maken van afspraken over de te volgen werkzaamheden en procedures en teamafspraken.
- De bevoegdheden duidelijk maken.
Ontwerpfase.
Hier wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien (hoe gaat het worden), dit door middel van brainstormen. Dit levert het ontwerprapport op, bijvoorbeeld een prototype. Als het project dus is gestart is het verstandig om een ontwerp van het project resultaat te maken zodat men allemaal weet hoe het eindresultaat eruit komt te zien. Het ontwerp bevat een exacte beschrijving van het op te leveren projectresultaat. Dit ontwerp word gemaakt voor de opdrachtgever en de gebruikers van het project en als laatste ook voor de projectmedewerkers.
Voorbereidingsfase.
Hier komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden. Op basis van het ontwerp kan de voorbereiding worden gestart. Hieruit ontstaat het detailontwerp. Dit is het ontwerp dat duidelijk op papier word uitgewerkt. Hierin worden de details voor de uitvoering vastgelegd.
Tijdens deze fase worden de activiteiten voor de realisatie uitgevoerd.
Realisatiefase.
Hier word het project uitgevoerd. Je voert de implementatie uit, zorgen voor de invoering van het resultaat van het project. Dit levert het gewenste projectresultaat op.
Ook wordt er in deze fase het project uitgevoerd. Bij het afsluiten van een project moet er rekening gehouden worden met:
- Het eindrapport.
- Bij beëindiging van het project moeten de projectleden weer in de organisatie worden ondergebracht. Het afsluiten van een project kan een emotionele gebeurtenis zijn.
- De projectleider zorgt voor een schriftelijke ontheffing bij de opdrachtgever.
- In een bijeenkomst met alle betrokken word het project officieel beëindigd, met eventueel een presentatie over de resultaten.
- Er kan een evaluatie en nacalculatie plaats vinden van de projectresultaten.
Tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project zijn er 5 beheersaspecten van belang, om mislukken van een project te voorkomen. Ook wel GOTIK genoemd. GOTIK staat voor:
G. Geld. De projectleider moet op ieder moment weten hoeveel budget er besteed is en nog
beschikbaar is.
O. Organisatie. Hier is de projectleider ook voor verantwoordelijk. Denk hierbij aan interne en
externe samenwerking, besluitvorming, toewijzen van verantwoordelijkheden en organiseren.
T. Tijd. De projectleider moet de tijd – via de planning – in de gaten houden.
I . Informatie. Er moet goed gecommuniceerd worden, met alle betrokken. Zodat iedereen weet
wat hij/zij moet doen en hoe ver het project is.)
K. Kwaliteit. De projectleden moet hun werk goed uitvoeren, zodat de geleverde tussenproducten
en eindresultaat voldoende zijn. De opdrachtgever bepaald of de kwaliteit goed is.
Nazorg.
Hier word het projectresultaat gebruikt. Dit levert aanpassingen en oplossingen voor de volgende keer op.
Door fasering ontstaan er beslismomenten aan het eind van elke fase. Zo heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij te sturen. Hij kan kiezen voor doorgaan op de ingeslagen weg, doorgaan met aanpassingen van het projectdoel of stoppen met het project.
