Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.
Projectmatige werkzaamheden hebben een eenmalig en tijdelijk karakter waar een projectorganisatie voor wordt ingericht. Mensen die normaal niet samen werken, komen nu in een projectgroep en moeten met een onderlinge taakverdeling samenwerken.
De uitkomst van projectmatig werken is redelijk zeker en redelijk voorspelbaar. Om de voorspelbaarheid te vergroten word er planmatig gewerkt en gebruik gemaakt van fasering.
Voordelen van Projectmatig werken:
- Het project staat buiten de dagelijkse orde.
- Er is 1 opdrachtgever die beslissingen neemt.
- Er is voor iedereen duidelijkheid vanwege het plan van aanpak, met betrekking tot verantwoordelijkheden.
- Door fasering is het project overzichtelijk.
- De samenwerking binnen de projectgroep zorgt voor stimulatie en productiviteitverhoging.
- Vanwege de duidelijke definitie van het eindresultaat word het mislukken ervan kleiner.
- Het is leerzaam.
Nadelen van Projectmatig werken:
- Het opzetten en inrichten van een project kost tijd.
- Goede medewerkers van afdelingen worden uitgeleend aan het project.
- Projectmatig werken kan ingewikkeld zijn.
- Er is minder leereffect voor personen buiten de groep.
Een project word uitgevoerd aan de hand van een doel. Dit doel moet SMART geformuleerd zijn:
S. Specifiek: Het doel moet grondig en gedetailleerd omgeschreven worden.
M. Meetbaar: Men moet achteraf vast kunnen stellen of het doel bereikt is, wat betreft tijd, geld, kwaliteit
en kwantiteit (aantal).
A. Aanwijsbaar/Acceptabel: Een persoon of groep moet verantwoordelijk (aanwijsbaar) zijn voor het
behalen van het doel. Het moet duidelijk zijn wie het gaan doen en dat het voor hen acceptabel is.
R. Realistisch: De doelen moeten uitvoerbaar zijn.
T. Tijdgebonden: Er moet een bepaald eindtijd/datum zijn waarop het doel bereikt moet zijn.
De kenmerken van een project zijn:
- Ze hebben een duidelijk beginpunt hebben (project start-up/kick-off).
- Een duidelijk eindpunt.
- Het levert een eenmalig duidelijk projectresultaat.
- Het heeft één opdrachtgever, die vaak sponsor wordt genoemd. Deze brengt geld voor het project binnen.
- Het beschikt over een budget dat vooraf word vastgesteld.
- Er werken mensen uit verschillende disciplines samen.
- Het heeft een projectorganisatie.
- Het ontstaat niet vanzelf, het moet gemaakt worden.
- Het heeft een projectleider.
- Er word gewerkt door middel van het plan van aanpak. Voor een beschrijving van een plan van aanpak verwijs ik u naar http://artikelen.foobie.nl/zakelijk/plan-van-aanpak/.
- Er word resultaatgericht gewerkt.
Er zijn verschillende soorten projecten, zoals:
- Technische projecten, deze hebben verandering in de techniek of een nieuw product opleveren als doel. (bv. Bouwen)
- Sociale projecten, deze zijn gericht op cultuur- en/of organisatieveranderingen, maar hebben geen duidelijk einddoel. (bv. Reorganisatie)
- Commerciële projecten hebben als duidelijk doel het verdienen van geld (bv. ontwikkeling van nieuwe producten)
- Gemengde projecten: een tussenvorm van technische en sociale projecten. (bv. het ontwerpen, programmeren en invoeren van een computerprogramma).
- En Evenementen, dit is en bijzondere project soort. Het is eenmalig en komt beschikbaar op een vast moment. (bv. een festival en beurs).
Bij een project is het belangrijk om te faseren, hierdoor word een project beheersbaar, deze fases zijn:
- Initiatief: Hier komt het idee tot stand. Dit levert een projectvoorstel op.
- Definitiefase: Hier word bepaald wat het eindresultaat word en wat daarvoor moet gebeuren. Dit levert het plan van aanpak op.
- Ontwerp: Hier wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien (hoe gaat het worden), dit door middel van brainstormen. Dit levert het ontwerprapport op (bv. een prototype).
- Voorbereiding: Hier komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden. Dit levert een gedetailleerd ontwerp op.
- Realisatie: Hier word het project uitgevoerd. Je voert de implementatie uit; het zorgen voor de invoering van het resultaat van het project. Dit levert het gewenste projectresultaat op.
- Nazorg: Hier word het projectresultaat gebruikt. Dit levert aanpassingen en oplossingen voor de volgende keer op.
Voor een uitgebreidere beschrijving van deze fases verwijs ik u tevens door naar http://artikelen.foobie.nl/werk-opleiding/projectmatig-werken/.
Door fasering ontstaan er beslismomenten. Zo heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij te sturen aan het eind van elke fase Hij kan kiezen voor:
- Doorgaan op de ingeslagen weg.
- Doorgaan met aanpassingen van het projectdoel.
- Stoppen met het project.
