We kennen het allemaal wel: rondslingerende paperassen en papieren die nog niet opgeborgen zijn. Het grootste nadeel hiervan is dat u, wanneer u echt iets nodig heeft, de benodigde spullen meestal niet direct kunt vinden. Wat weer een hoop gestress en chagrijnige gezichten oplevert. Het is niet voor niets dat we ruim 10% van onze werktijd besteden aan zoeken, wat bijna een heel uur per dag inhoudt.
Het wordt dus de hoogste tijd om een degelijk archiefsysteem te bouwen. Maar hoe?
- Het te kiezen systeem moet bij u passen
Wat is uw manier van werken? Wat is wel en wat is juist niet handig? Gaat u liever voor een offline of een online archiveringssysteem? Het grote voordeel aan online document management is dat alles altijd op te vragen is, ook wanneer u niet op uw werk bent. Het nadeel is dat het wel enige tijd kost om al uw papierwerk te digitaliseren. - Gebruik voor elk onderwerp / elke klant een aparte map
Zowel digitaal als offline kunt u op deze manier gemakkelijk uw opgeslagen documenten terugvinden. Helemaal slim is het om deze mappen te labelen, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Let er wel op dat als u met een offline archief blijft werken, u slechts één projectmap op uw bureau legt. Op deze manier houdt u uw hoofd leeg. - Gebruik, wanneer dit mogelijk is, maar één archief
Om het overzicht te behouden, is het slim om maar met één archief te werken. Op deze manier weet u direct waar het opgeslagen moet zijn en hoeft u niet nog in de verschillende archieven te gaan zoeken naar het juiste mapje. - Sorteer
Het is slim om uw archief te sorteren. Een echte aanrader is het sorteren op alfabetische volgorde, op deze manier vindt u namelijk snel de juiste map terug. Als u gaat sorteren op onderwerp moet u constant onthouden en nadenken over welk onderwerp bij die map hoort en hoe u deze map ook alweer genoemd had. Alfabetisch is voor iedereen duidelijk. - Schoon jaarlijks uw archief op
Wanneer u alles archiveert, is het wel belangrijk om door de bomen het bos nog te blijven zien. Daarom is het goed om jaarlijks uw archief op te schonen, zodat alleen de meest recente dingen nog te bekijken en te raadplegen zijn. De rest moet natuurlijk wel gearchiveerd blijven, maar dit kan ook passief en hoeft niet meer direct te raadplegen zijn.
Een handig systeem bespaart u niet alleen een hoop gedoe, maar ook een heleboel tijd en dus geld. En dat is toch waar het in de hedendaagse tijd allemaal om draait!
