De interne organisatie in het bedrijf waar ik werk is al sinds dat ik er ben komen werken ronduit slecht. Het gevolg daarvan is dat het bedrijf nu aan de rand van de afgrond staat. Volgens de directie komt dit door de algehele crisis en met name de financiële crisis in Rusland die veroorzaakt wordt door de boycot maatregelen tussen de EEG en Rusland over en weer naar aanleiding van het ongeluk met de MH17 in de Oekraïne. De oorzaak van de precaire positie van het bedrijf waar ik werk vindt zijn oorzaak volgens mij echter in een al jaren durend mismanagement door een incompetente directie. In dit artikel een paar voorbeelden daarvan die ik 8 jaar geleden al onder de aandacht van de directie heb gebracht.
Voorbeelden van slecht management:
– De eerste omnummeringsronde van de najaar artikelen in 2007 is zonder goed overleg in gang gezet. Toen ik vervolgens aan de hand van deze nummering in de brochure de pagina’s met klein verpakkingen en grootverpakkingen klaar had kwam de afdeling verkoop erachter dat de omnummering aangepast moest worden. Vervolgens werden er van een aantal artikelen de nummers gewijzigd. Er was echter geen overzicht gemaakt van welke nummers dus dat moest ik allemaal achteraf weer uitzoeken.
– Bij de tweede omnummeringsronde voor het voorjaar 2008 heb ik van te voren duidelijk aangegeven dat er eerst overlegt moest worden met de afdeling verkoop alvorens met de omnummering te beginnen. Ik heb op een gegeven moment gevraagd aan “collega 1” of de omnummering definitief was en hij gaf te kennen dat dat het geval was. Dus niet, bleek later. Weer werden er nadat ik al begonnen was nummers veranderd, weer werd er geen lijst gemaakt van veranderde artikelnummers, en ook werd er niet gemeld dat er dit keer ook nummers van een Private label klant veranderd waren.
– Ook voor het maken van de prijscourant heb ik “collega 1” en “collega 2” meegedeeld dat ze in het moederdocument de oude artikelnummers en de oude prijscodes moesten laten staan. De eerstvolgende keer dat ik het document opende om een overzicht te maken van de veranderde prijscodes was de kolom met de oude codes verdwenen. Die moest ik dus allemaal weer opnieuw invoegen.
Een paar weken later zou ik beginnen met de schappenplannen, “collega 3” had om efficient te werken de schema’s van vorig jaar met de oude nummers als basis gebruikt en alleen de gewijzigde posities aangepast. Dit zou niet zo’n probleem geweest zijn als de kolom met de oude nummers niet was verwijderd uit het moederdocument. Gelukkig had ik zelf in mijn document voor de drukker wel alle oude nummers in een kolom laten staan, echter omdat de nieuwe artikelen in de prijscourant zich nooit automatisch laten rangschikken was ook dit weer veel werk.
– Er is niemand die op kantoor de taken coördineert. Ad Hoc wordt alles op het laatste moment aangedragen en altijd onder tijdsdruk uitgevoerd wat leidt tot stress en onnodig veel fouten.
– Omdat we voor de zomer al wisten dat we aan de late kant waren met het opmaken van het kaartwerk heb ik voor dat ik op vakantie ging aan “collega 1” een aantal zaken die moesten worden uitgewerkt meegedeeld en ook de schriftelijke aantekeningen daarvan op mijn bureau gelegd en hem verteld dat ik ze daar had neergelegd.
Het belangrijkste was het inleesdocument voor de drukker van alle voorjaarskaarten, dat gemaakt moest worden voor het kunne maken van de proeven.
Toen ik na (bewust maar ) twee weken vakantie weer op kantoor kwam was er van de door mij aangegeven dingen niets uitgevoerd. Ik heb het inleesdocument toen zelf gedaan. Maar het heeft voor zeker een week onnodige vertraging gezorgd.
-Door afwezigheid van “collega 4” en “collega 5” moest “collega 3” alleen een concept voorstel maken voor de klant met het private label, “collega 1” heeft zijn handen daar van afgetrokken waardoor “collega 3” met de standaard prijslijst als uitgangsdocument een voorstel heeft gemaakt. Vervolgens kreeg ik van “directeur 1” het verzoek om het uit te werken, ik vroeg aan “collega 1” wat de bedoeling was maar hij antwoorde, ik heb geen tijd om het uit te leggen. Toen heb ik het voorstel van “collega 3” omgezet naar private label nummers en prijzen. Vervolgens bleek dat “collega 3” het sjabloon van de klant met het private label als basis had moeten gebruiken, iets wat “collega 1” al jaren weet, het uiteindelijke voorstel was daarom uiteindelijk onnodig laat en het kwam wel heel knullig over bij de klant met het private label.
-als jullie het waarderen dat ik nog meer waarnemingen noteer ga ik wel weer eens verder.
WAT WERD ER GEDAAN MET DEZE OPMERKINGEN:
Met al deze opmerkingen werd niets gedaan, net als met alle andere opmerkingen en voorstellen tot verbetering die ik in de loop der jaren heb gemaakt. Door het slechte management werden er steeds meer fouten gemaakt in offertes en bij het afleveren van de goederen wat leidde tot veel onnodige kosten en ontevreden klanten, die we daardoor kwijt raakten, waardoor de resultaten steeds meer onder druk kwamen te staan en we steeds afhankelijker werden van een paar grote Russische klanten met alle desastreuse gevolgen van dien.
