Waarom het belangrijk is om je administratie en boekhouding op orde te hebben en te houden.
Persoonlijke administratie
Niet alleen bedrijven, maar ook bijna ieder mens krijgt persoonlijk te maken met serieus veel post, die hij of zij moet doornemen en verwerken. Het kan gaan om in te vullen, te ondertekenen en terug te sturen formulieren, overschrijvingen of te betalen rekeningen, bankafschriften, brieven van allerlei instanties etc. Ook dit is administratie! Sommige post komt wekelijks, andere maandelijks of jaarlijks. Iedere dag valt er wel iets in je brievenbus. Dagelijkse post van steeds dezelfde bedrijven, of instanties, komt eerder voor in het bedrijfsleven.
Administratie en slordigheid gaan niet samen.
Of je nu veel of weinig post krijgt, belangrijk is dat je je administratie op orde hebt! Een vaste plek in huis voor je administratie is dan ook een must! Stel dat je papieren op verschillende plekken in je huis laat rondslingeren en ze later bij het oud papier belanden, omdat jij of iemand anders in je gezin ze met goede bedoelingen uiteindelijk heeft opgeruimd, ‘lees’ weggegooid. Je kan op deze manier waardevolle documenten kwijtraken, of ze pas maanden later tegenkomen, als je eens iets anders aan het zoeken bent. Je kunt een hoop rompslomp voorkomen, als je ordelijk bent in je administratie en boekhouding. Als je ook nog eerst moet zoeken waar je al die papieren hebt gelegd, of je ze gewoon vergeet, omdat ze niet in het oog liggen, dan krijg je niet lang daarna waarschijnlijk herinneringen en aanmaningen in je bus. In een erger geval krijg je met incassobureaus te maken en die wil je maar beter mijden. Dus ook daarom is het belangrijk je administratie op orde te hebben.
Dagelijkse post op een duidelijk zichtbare, vaste plek.
Het beste is natuurlijk om je dagelijkse post, gelijk als je het uit de brievenbus hebt gehaald, na te kijken en te verwerken. Lukt dat niet, maak er dan een gewoonte van, om de post op een daarvoor bestemd schaaltje te leggen of op een ander duidelijk plekje in huis, waar je vaak langs loopt en waar je het ook duidelijk ziet liggen. Dus niet ergens ondergeschoven, of ergens boven op een kast gelegd, waar je het niet kan zien. Post moet je ook niet te lang laten liggen, want er zitten vaak rekeningen bij, die je voor een bepaalde datum betaald moet hebben.
Belastingaangifte
Maar het gaat niet alleen om betalingen. Wanneer je bijvoorbeeld je belastingaangifte moet invullen of laten invullen, heb je allerlei gegevens nodig van je inkomsten, die op speciale documenten vermeld staan. Die documenten, die de belastingdienst nodig heeft, heb je waarschijnlijk weken van tevoren al per post gekregen van bedrijven of instanties, waar je voor werkt of waar je uitkeringen van krijgt enz. Zorg dus dat je deze brieven bij elkaar houdt in één grote envelop of map, zodat je, wanneer de belastingaangifte binnenkomt, de documenten er gelijk bij kan voegen. Hou ook hier de uiterste inleverdatum in het oog! Zelfs al voer je de aangifte electronisch in via het internet, dan moet je nog zorgen, dat je de benodigde papieren bij elkaar hebt en dat je het op tijd doorstuurt!
Opgeruimd staat netjes én overzichtelijk!
Is je administratie op dit moment een rommeltje en zie je door de bomen het bos niet meer, vraag dan iemand die je vertrouwt om je te helpen orde op zaken te brengen. Zorg dat je alvast genoeg ordners, ringmappen of kartonnen opbergdozen in huis hebt. Je kan hier namelijk overzichtelijk je brieven in opbergen. Je kunt per instantie of bedrijf, per maand of per jaar, tabbladen maken of stickers plakken en je post netjes opbergen in de daarvoor bestemde vakken of plastic insteekhoezen. Berg deze ordners, mappen of dozen zelf ook weer netjes op in een kast of rek, waar je gemakkelijk bij kan. En vermeld op de buitenkant van iedere ordner, map of doos wat de inhoud is en/of over welk tijdsbestek het gaat. Zo heb je een goed overzicht van je administratie. Heb je je administratie eenmaal op orde, probeer het dan ook zo te houden. Laat je een keer wat liggen, dan gooi je er gemakkelijk weer wat bovenop en zo krijg je al snel weer een stapeltje vergeten post. Soms moet je ook eens iets terugzoeken van informatie. Als je je administratie netjes op orde hebt, dan kun je dat wat je zoekt ook snel en gemakkelijk terug vinden. Je moet wel even de moeite doen, maar je gaat wel genieten van de voordelen:
-Een opgeruimder huis, want de post slingert niet meer overal.
-Minder stress, omdat je niet steeds het hele huis moet doorzoeken.
-Je bespaart tijd, omdat je sneller je administratie verwerkt krijgt!
-En last but not least: Je bespaart waarschijnlijk (een hoop) geld uit, omdat je nu snel een beter overzicht hebt op betalingstermijnen van nog openstaande rekeningen/betalingen. Door op tijd je betalingen te doen, kun je heel wat schulden voorkomen!
