De post debiteuren hangt nauw samen met de post omzet. Om de volledigheid van de omzet vast te kunnen stellen, is onder meer informatie nodig over de debiteuren. Het volgende kan bijvoorbeeld spelen: wanneer er veel debiteuren zijn opgeboekt in het oude boekjaar, terwijl deze in het nieuwe boekjaar creditnota’s krijgen, dan kan de omzet in het oude jaar wel eens te hoog zijn verantwoord.
Controle van de post debiteuren
Het doel van de controle van de post debiteuren is het vaststellen van de juistheid van deze post.
Aanpak
Om vast te stellen dat de post debiteuren juist in de jaarrekening is opgenomen, dien je de volgende stappen te nemen.
1. Verkrijg een openstaande postenlijst per einde van het boekjaar en sluit deze aan op de jaarrekening. Op deze manier stel je vast dat de informatie die je gaat beoordelen, de juiste informatie is.
2. Stel aan de hand van bankafschriften en ontvangstbewijzen de afloop van de debiteuren in het nieuwe boekjaar vast (afloopcontrole). Op deze manier kun je vaststellen dat de debiteuren échte debiteuren zijn, dus dat er bijvoorbeeld geen creditnota’s zijn verstuurd in het nieuwe jaar. Je kunt de afloop niet vaststellen door een openstaande postenlijst per heden op te vragen. Dit is prima voor een snelle analyse, maar het laat niet zien hoe de debiteuren aflopen. De mogelijkheid bestaat dat de debiteur niet per bank betaald heeft, maar dat deze via het memoriaal is afgeboekt zonder dat er ooit geld is ontvangen. Omdat tegenover elke debiteur een geldontvangst moet staan, kun je de afloop alleen vaststellen via de bank/kas.
3. Ga in het nieuwe boekjaar na of er creditnota’s verstuurd zijn welke betrekking hebben op het oude jaar. Wat je hiermee vast kunt stellen is of er debiteuren zijn opgevoerd om het resultaat te kleuren, of dat er echt zuivere creditnota’s zijn verstuurd, welke misschien wel opgenomen hadden moeten worden in de overloop.
4. Zoek bij de debiteuren op de debiteurenlijst de bijbehorende factuur. Dit is een ontstaanscontrole. Je stelt hiermee vast dat de debiteuren welke zijn opgevoerd echt bestaan, en dat er dus geen fictieve debiteuren zijn bedacht om de omzet te kleuren.
5. Kijk goed naar creditbedragen welke in de debiteurenlijst zijn opgenomen. Zijn dit creditnota’s of heeft een debiteur teveel geld overgemaakt? Moet dit geld terugbetaald worden? Zo ja, dan is het verstandiger deze bedragen niet in de debiteurenlijst te laten staan maar om deze op te nemen onder de kortlopende schulden. Zo voorkom je dat er onterecht balansverkorting optreedt.
6. Beoordeel de debiteuren. Zitten er debiteuren bij die ‘belastingdienst’ heten? Deze mogen hier niet staan, maar moeten apart verantwoord worden. Hetzelfde geldt voor pensioenpremies en bijvoorbeeld de directeur (dit laatste kan een lening of een rekening-courant zijn bijvoorbeeld). Let ook goed op groepsmaatschappijen. Wanneer een onderneming middelgroot of groot is, dan moet dit toegelicht worden.
7. Beoordeel na uitvoering van het bovenstaande de openstaande postenlijst per heden. Hierop kun je zien welke debiteuren uit het oude boekjaar nog steeds niet hebben betaald en welke mogelijk als dubieuze debiteuren zijn aan te merken. Hiervoor dient namelijk een voorziening te worden getroffen.
8. Beoordeel de post dubieuze debiteuren. Ga na hoe deze is vastgesteld, statisch (het saldo is te onderbouwen met een rijtje debiteuren met daarachter het bedrag dat is voorzien) of dynamisch (er wordt geschat hoeveel de voorziening zou moeten bedragen, er wordt géén schatting gemaakt per debiteur). De statische methode verdiend sterk de voorkeur. Zie voor een verdere uitwerking van de post dubieuze debiteuren de volgende alinea.
Dubieuze debiteuren
Bij de beoordeling van de post dubieuze debiteuren wordt naar verschillende aspecten gekeken.
– Ten eerste wordt nagegaan hoe de voorziening is opgebouwd (statisch danwel dynamisch). Let op: de post dubieuze debiteuren wordt exclusief btw opgenomen. Reden hiervoor is dat de btw teruggevraagd kan worden bij de belastingdienst wanneer een debiteur uiteindelijk nooit betaalt.
– Vervolgens wordt beoordeeld in hoeverre de controleur het eens is met deze voorziening. De controleur stelt zelf aan de hand van de openstaande postenlijst per heden een rijtje debiteuren op welke volgens hem voorzien zouden moeten worden. Dit doet hij door bijvoorbeeld te kijken hoe oud de posten zijn, of er wellicht posten op de openstaande postenlijst per einde van het boekjaar waren welke in het nieuwe jaar blijken te zijn ontvangen, maar waarbij oudere posten van dezelfde debiteur nog niet zijn ontvangen (hier is misschien een discussie over) of door te kijken naar posten waarvan maar een gedeelte is ontvangen. Daarna wordt dit vergeleken met de voorziening zoals deze is opgesteld. Verschillen worden nagevraagd (wellicht speelt er iets waardoor een voorziening niet nodig is, zoals een betalingsregeling).
– Afboekingen worden in detail beoordeeld. Er kunnen twee dingen aan de hand zijn. 1. de debiteur was voorzien maar heeft uiteindelijk betaald. Dit betekend dat er een opbrengst in de winst-en-verliesrekening komt (ergens bij de verkoopkosten in de buurt) en de voorziening met hetzelfde bedrag verlaagd wordt. 2. De debiteur heeft nooit betaald en het blijkt dat dit ook nooit zal gebeuren (bijvoorbeeld door een uitspraak van de rechtbank, een faillissement, verjaring etc.). In dit geval dient bij de belastingdienst een verzoek te worden ingediend om de btw terug te vragen. Let hierbij op dat aanmaningen en andere correspondentie netjes is gedocumenteerd, de belastingdienst kan namelijk om bewijsstukken vragen.
