In een wereld waarin value chains zich uitspreiden over meerdere landen, verschillende talen en de administratie van productinformatie in verschillende systemen gedaan wordt, is het effectief beheren van productinformatie voor veel bedrijven een zware uitdaging.
Gedurende de product lifecycle, vloeit productinformatie door verschillende kanalen zoals websites, geprinte catalogi, electronische data feeds etc. Daarnaast wordt het beheerd en aangepast vanuit verschillende geografische locaties en in verschillende talen. Vaak is de productinformatie verspreid over verschillende afdelingen en systemen in plaats van dat ze beheerd worden op een centrale locatie.
Het is duidelijk dat de groeiende hoeveelheid productinformatie en het groeiende aantal product- en distributiekanalen waardoor ze vloeien bepaalde risico’s met zich meebrengen. De informatie is vatbaar voor onjuistheden en gebrekkigheden. Duplicaties doen zich voor en het wordt steeds moeilijker om productinformatie accuraat, juist en up-to-date te houden binnen alle kanalen van de productinformatie value chain.
Gevolgen van deze inaccurate en gebrekkige productinformatie zijn het mogelijke verlies van klanten en opbrengsten, aangezien beslissingen vaak ongewenst gebaseerd worden op onjuiste informatie. Door geen toegang te hebben tot consistente, gedetailleerde en accurate productinformatie, missen veel bedrijven hun kans om hun concurrentiepositie aanzienlijk te verbeteren.
Product information management systemen worden gebruikt door bedrijven die, in samenwerking met verschillende partners en leveranciers, werken met complexe value chains.
Het concept product information management is nauw gerelateerd aan concepten zoals product resource management, product life-cycle management, cross-mediaal publiceren en product catalogus management. Van hoge kwaliteit zijnde productinformatie systemen beheren de stroom van informatie door de value chain op efficiënte wijze. Het bewerkstelligt het verzamelen, beheren en delen van productinformatie, niet alleen voor de eigen onderneming maar ook voor leveranciers en partners. Het creëeren van één bron van productinformatie stelt bedrijven in staat tot het hebben van meer controle en dit zal leiden tot een beter product voor de klant. Het gebruik van product information management systemen leidt tot verminderde operationele kosten, onder andere door de optimalisering van voorraadniveaus en de automatisering van informatie onderhoudsprocessen. Het efficiënt beheren van productinformatie wordt steeds meer van strategische waarde voor bedrijven die actief zijn op hevig concurrerende markten.
Het implementatieproces van een product informatie management systeem moet worden uitgevoerd met nauwe samenwerking tussen leverancier en klant. Er zijn enkele bedrijven die product information management systemen aanbieden. Het strategische informatie management platform STEP (STEP Uniform MDM Platform) van Stibo Systems is een efficiënt systeem voor het verzamelen, beheren en delen van productinformatie.
