Hoe maak je een tabel of formulier in Access? Hoe maak je een nieuwe database? Met behulp van dit artikel zal het zeker lukken!
Access
Aanmaken van een database (gegevensbank)
Access wordt gebruikt om allerlei gegevens in bij te houden.
Open Access, je krijgt nu een grijs scherm. Klik op het icoontje om een nieuw bestand te maken, kies dan rechts op je scherm voor “lege database” en sla het bestand op.
Nu zie je een kader waarin je links ziet staan: tabellen, query’s, formulieren en rapporten.
Bovenaan je scherm zie je de menu’s en de knoppenbalken net zoals bij Excel, Word, …
Tabel maken
Wat is een tabel?
Een tabel dient om gegevens in te verzamelen, meestal is dit de basis van alle query’s, rapporten, …
De gegevens zijn georganiseerd in rijen en kolommen, een rij wordt een record genoemd en een kolom wordt een veld genoemd.
Een nieuwe tabel maken
Klik op “Tabellen” en daarna dubbelklik je op “Tabel maken in ontwerpweergave”. Je ziet nu een kader met daarin verschillende velden, ingedeeld in “Veldnaam”, “Gegevenstype” en “Beschrijving”.
Velden definiëren in een tabel
Als je in de ontwerpweergave (waar je nu in bent, daar werk je ook altijd in) bent kan je 3 delen in je venster zien:
Bovenaan moet je de verschillende velden benoemen. Zo kan je vb. onder veldnaam ingeven “naam”, daarlangs kies je gewoon voor tekst. Linksonder kan je de veldeigenschappen invullen zoals het aantal tekens, … (bij een postcode ken je best kiezen voor 4, teveel is overbodig en dus is je bestand ook groter dan nodig). Rechtsonder zie je de uitleg van de veldeigenschappen.
De verschillende gegevenstypes
_ Tekst: Alle soorten tekst, dit mogen ook nummers, tekens, … zijn.
_ Memo: In een memoveld kan je een uitgebreid verslag opnemen, je hoeft het aantal tekens niet op voorhand in te stellen.
_ Numeriek: Voor berekeningen en financiële zaken. Met dit soort veld kan je rekenen.
_ Datum/tijd: Ook hiermee kan je rekenen met tijden en datums.
_ Valuta: Is hetzelfde als numerieke gegevens, uitgedrukt in valuta. Alle getallen worden automatisch op 2 cijfers afgerond.
_ Autonummering: Er wordt een uniek getal toegewezen aan elk record, het zal nooit dubbel zijn. Per tabel kan je maar één tellerveld gebruiken.
_ Ja/nee: Je krijgt een veld om aan -of uit te vinken.
_ Ole-object: Kan je gebruiken om vb. een foto op te nemen in je tabel. Je kan dus een object invoegen van max. 1 GB.
_ Hyperlink: Om een link te plaatsen naar het internet of een object op een andere plaats.
_ Wizard opzoeken: Dit dient om een keuzelijst aan te maken.
Wizard opzoeken: Keuzelijst maken
Om een keuzelijst te maken kies je bij gegevenstype voor ‘wizard opzoeken’. Het gegevenstype moet eerst op tekst worden gezet voordat je kunt kiezen voor wizard opzoeken!
Er verschijnt dan een venster waarin je kunt kiezen hoe je de lijst wilt opbouwen. Je kunt kiezen of je de waarden zelf typt of je kan kiezen om ze op te halen.
Neem nu ‘de waarden zullen worden getypt’. Klik op volgende. Nu moet je de waarden ingeven en op volgende klikken. Het label moet je behouden, klik op voltooien.
Als je nu in je beeldweergave gaat kijken zie je een uitschuifpijl bij het veld staan waar je een keuzelijst voor hebt gemaakt.
PRIMAIRE SLEUTEL:
De primaire sleutel identificeert op een unieke wijze een record. De tabelgegevens worden automatisch gesorteerd op de primaire sleutel weergegeven. Elke tabel moet minstens 1 primaire sleutel hebben.
Instellen: je selecteert de rij waar je primaire sleutel moet komen, dan klik je op de knop ‘primaire sleutel’
Een eenvoudig formulier maken met de Wizard
Een formulier heeft invulvelden in de beeldweergave. Om een formulier aan te maken moet je eerst op formulieren klikken in de database. Klik daarna op de knop nieuw. Nu kan je kiezen in welke vorm je het formulier wilt krijgen. Je kiest op basis van welke tabel je je formulier wilt opmaken. Vervolgens klik je op ok. Je hebt nu een formulier.
Records (gegevens) ingeven
Je kan naar een volgend veld gaan door op enter te duwen, door op de tab-toets te duwen of door met de muis in het veld te klikken.
Bewegen tussen de records
Je kan naar een volgende record gaan door op het pijltje onderaan je scherm te klikken. Als je op de binnenste klikt ga je 1 record terug of door, als je op de buitenste pijltjes klikt ga ja naar het eerste record of naar de laatste. Klik je op de knop met het pijltje en een sterretje dan maak je een nieuw record aan.
Records verwijderen
Je kan op 2 manieren records verwijderen:
_ Menu: bewerken – record verwijderen
_ Werkbalk fomulierweergave: knop met het kruisje.
Sorteren
Je klikt in het veld dat je wilt sorteren en je klikt op de knop oplopend –of aflopend sorteren.
Zoeken naar een persoon
Je gaat in het veld staan waarin je wilt zoeken, je klikt op de knop met de verrekijker. Nu moet je de juiste gegevens ingeven of aanduiden.
Filteren
Als je filtert gaat access enkel de records tonen die voldoen aan je criterium. Eerst kan je best kiezen voor de gegevensbladweergave. Klik in het juiste veld, klik op de knop selectiefilter (met het trechtertje en bliksem). Je krijgt dan alle gegevens van het veld waarin je geklikt had. Om de filter terug te verwijderen klik je op de knop met enkel de trechter.
*** Meer uitleg over querys en formulieren vind je op http://artikelen.foobie.nl/computers/access-2003-querys-en-formulieren
*** Meer uitleg over operatoren in Access: http://artikelen.foobie.nl/operatoren-voor-access
